Wichtigstes Merkmal der Organisation ist eine klare Verantwortungsstruktur: Die Compliance Officers berichten heute über die Compliance-Leitung in den Sectors und die regionalen Koordinatoren direkt an den Chief Compliance Officer. Die Ernennung, Zielvereinbarung und Führung der Compliance Officer obliegt dem Chief Compliance Officer. Das Corporate-Compliance-Team umfasst rund 70 Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen.

Von November 2007 bis Februar 2008 war eine Personalberatung damit beauftragt, die Kompetenzen unserer Compliance Officer zu beurteilen und Empfehlungen zur Stärkung der Organisation abzugeben. Der daraus resultierende Bericht ist zu einer wichtigen Quelle für die Personalentwicklung in der Compliance-Funktion geworden. Als Konsequenz hieraus haben wir uns das Ziel gesetzt, ein zukunftsgerichtetes Compliance-Officer-Profil und entsprechende Fortbildungsmaßnahmen zu entwickeln. Compliance soll darüber hinaus als wichtiger Karriereschritt innerhalb der Managementlaufbahn etabliert werden.

Unsere Compliance Officer sind verpflichtet, an einem viertägigen Einführungsprogramm teilzunehmen. Hier werden ihnen nicht nur Kenntnisse unserer Compliance-Richtlinien (Policies) vermittelt, sondern sie werden auch darauf vorbereitet, in schwierigen Situationen Compliance-Anforderungen in der ihnen jeweils zugewiesenen operativen Einheit durchsetzen zu können.

Mit zwei Global-Compliance-Officer-Konferenzen – im Oktober 2007 in Berlin und im April 2008 in Mumbai (Indien) – haben wir den Austausch von unternehmensweiten Best-Practice-Beispielen, den Networking-Gedanken und die weltweite Zusammenarbeit innerhalb der Compliance-Organisation gefördert. Zusätzlich wurden regionale Konferenzen zum Thema in Südamerika, Asien sowie im Nahen und Mittleren Osten abgehalten.

Für das Geschäftsjahr 2008 haben wir Compliance erstmals auch zu einem Bestandteil des Bonussystems des oberen Managements und der Compliance Officer gemacht. Die Compliance-Komponente des Bonus orientiert sich dabei an drei Kriterien beziehungsweise an deren Erfüllungsgrad. Erstens: der Implementierung der Compliance-Kontrollen, zweitens: der zügigen Aufklärung und Sanktionierung von Compliance-Fällen im Unternehmen sowie drittens: den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung in Sachen Compliance. Dieses Incentive-System veranschaulicht eindrucksvoll, dass die Compliance-Verantwortung beim Management liegt – unterstützt von unserer Compliance-Organisation.

In einem ersten Schritt haben wir dieses System bis Ende März 2008 in sogenannten Hochrisikoeinheiten eingeführt, das heißt in über 100 Gesellschaften mit großem Geschäftsvolumen, mit öffentlichen Auftragebern und/oder in Ländern mit hohem Korruptionsrisiko gemessen am Transparency International Index. In den über 500 weniger risikoreichen Einheiten haben wir das Kontrollsystem bis Ende September 2008 implementiert. Es unterliegt der internen und externen Auditierung.

Der Vermeidung von Korruptionsrisiken dient auch die Erweiterung des IT-gestützten Verfahrens zur Genehmigung von Kundenprojekten (Limits of Authority) – vor allem solchen mit öffentlichen Auftraggebern. In dieses Verfahren wurde ein Compliance-Baustein integriert.

Aber nicht nur innerhalb des Unternehmens haben wir die Compliance-Kontrollen verschärft. Auch gegenüber unseren Geschäftspartnern, die als Vermittler zwischen Siemens und dem Endkunden auftreten, haben wir Ende Juli 2008 ein neues Instrument zur Integritätsüberprüfung eingeführt (Business Partner Compliance Due Diligence Tool). Hiermit schätzen unsere Geschäftseinheiten zunächst das Compliance-Risiko des Geschäftspartners ein. Je nach Risikoklassifizierung verläuft dann der Entscheidungs- und Freigabeprozess auf verschiedenen Verantwortungsebenen unter Einbindung der Compliance-Organisation.

Im Geschäftsjahr 2008 hat das Unternehmen auch erstmals einen eigenständigen Compliance-Review-Prozess in den Geschäften und Regionen für jedes Quartal eingeführt. Ein entsprechender Review wird auch dem Vorstand quartalsweise vorgelegt. Im Compliance-Review-Prozess werden auf der Grundlage unseres Compliance-Programms wichtige Compliance-Themen diskutiert sowie Compliance-Risiken identifiziert, bewertet und Maßnahmen zu ihrer Verringerung dargelegt.

Ende Oktober 2007 hat der Vorstand der Siemens AG eine Amnestieregelung für die freiwillige Meldung von Verstößen gegen Gesetze zum Verbot der Korruption im öffentlichen Sektor erlassen. Ziel dieser Regelung war es, die unabhängige Untersuchung von Debevoise & Plimpton zu unterstützen und zu beschleunigen sowie die vollständige und zeitnahe Aufklärung von möglichen Verstößen gegen die Gesetze zum Verbot der Korruption im öffentlichen Sektor zu erleichtern. Die Amnestieregelung war bis Ende Februar 2008 begrenzt. Bis zum Ablauf des Programms haben sich insgesamt 123 Mitarbeiter gemeldet, 82 von ihnen wurde bisher Amnestie gewährt.

Die Compliance-Organisation hat ab Mai 2008 auch die Bearbeitung von Treuhandfällen übernommen. Im Geschäftsjahr 2008 wurden insgesamt Sach- und Vermögensschäden im Wert von über 16 Millionen Euro erfasst und verfolgt.

Seit dem zweiten Quartal werden außerdem alle Mitarbeiter der sogenannten sensitiven Funktionen in mehrstündigen Gruppentrainings geschult. Hierbei handelt es sich um Mitarbeiter, die Vertragsverhandlungen mit Vertretern oder Angestellten von Regierungen, Behörden und staatlichen Unternehmen führen oder beeinflussen können. Im Zentrum dieser Trainings steht die Vermittlung der internationalen gesetzlichen Bestimmungen zur Korruptionsbekämpfung und der entsprechenden Siemens-Richtlinien. Außerdem wird in den verschiedenen Regionen auch die lokale Gesetzgebung miteinbezogen. Didaktisch liegt der Schwerpunkt auf der Diskussion und Lösung von Fallbeispielen. Seit Beginn dieser Schulungen im Januar 2008 haben diese über 50.000 Mitarbeiter durchlaufen.

Mitglieder des Vorstands und der Chief Compliance Officer haben im Geschäftsjahr 2008 auf verschiedenen Management-Konferenzen und Mitarbeiterversammlungen in über 50 Ländern das Thema Compliance diskutiert und die Haltung der Unternehmensführung deutlich gemacht.

Auch in unserem Intranetauftritt gibt es einen eigenen Compliance-Bereich, in dem den Mitarbeitern aktuelle Compliance-Informationen und Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Der 2007 eingerichtete sogenannte Help Desk verfügt über die Funktionen „Tell us“, „Ask us“ und neuerdings auch „Find it“. Unter „Tell us“ können 24 Stunden, sieben Tage die Woche und weltweit in bis zu 150 Sprachen Hinweise zu Compliance relevanten Themen gegeben werden. Unter „Ask us“ fanden unsere Mitarbeiter Antworten auf insgesamt etwa 4.000 Fragen zum Thema. Die Funktion „Find it“ enthält als Compliance-Wissensdatenbank alle internen Compliance-Richtlinien, einschlägige nationale Gesetzesvorschriften sowie Compliance-Lehrmaterial und Vorträge.

Im dritten Quartal haben wir mit rund 90.000 Mitarbeitern unternehmensweit eine anonyme Online-Befragung durchgeführt. Ziel war, das Bewusstsein von Compliance-Themen zu ermitteln und kritisches Feedback zu erhalten. Über 44 Prozent der Mitarbeiter haben geantwortet. Die Ergebnisse werden die Grundlage für weitere Verbesserungsschritte bilden und fließen auch in die Beurteilung des oberen Managements sowie deren Bonuszahlungen mit ein.

Im vierten Quartal wurde die Überarbeitung der Business Conduct Guidelines abgeschlossen. Diese wurden damit an neuere Gesetzgebungen und an die Anforderungen des Siemens-Compliance-Programms angepasst. Die neuen Richtlinien werden im ersten Quartal des Geschäftsjahrs 2009 veröffentlicht und mit einem Online-Training zur Vertiefung der Inhalte verbunden.

Darüber hinaus wurde im Berichtszeitraum die Zusammenarbeit mit zahlreichen internationalen Nicht-­Regierungsorganisationen neu begründet oder ausgebaut.