An den Ombudsmann als neutrale Stelle können sich Siemens Mitarbeiter und Dritte vertrauensvoll und anonym wenden, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken im Unternehmen beobachtet haben.
Über das Compliance Helpdesk „Tell us“ können Siemens Mitarbeiter oder Führungskräfte sowie Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner von Siemens weltweit und rund um die Uhr Hinweise zu Verstößen gegen die Siemens Business Conduct Guidelines abgeben – sicher und vertraulich.
Statistische Daten zur Entwicklung der Meldungen an den Ombudsmann und an das Compliance Hepldesk „Tell us“ enthält unser CR Report 2007.
Ombudsmann und Compliance Helpdesk „Tell us“ ergänzen die bereits bestehenden Beschwerdewege:
Zur Aufdeckung von Verstößen auf dem Gebiet der Rechnungslegung und Rechnungsprüfung hat Siemens ein besonderes Verfahren, das Verfahren für die Behandlung von Bilanzbeschwerden, implementiert. Dieses Verfahren beruht auf Vorgaben des Sarbanes-Oxley Act. Nach Section 301 des Sarbanes-Oxley Act hat der Prüfungsausschuss eines Unternehmens ein Verfahren einzurichten, das Mitarbeitern und Dritten eine auch anonyme Einreichung von Bilanzbeschwerden gestattet und deren ordnungsgemäße Behandlung sicherstellt. Entsprechend der insoweit geltenden und Siemens-weit veröffentlichten Verfahrensordnung werden sämtliche Bilanzbeschwerden dem Chief Compliance Officer zugeleitet, der eine Untersuchung durch die Bilanzrevision des Unternehmens veranlasst und dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet.
Jeder Mitarbeiter kann gegenüber seiner Führungskraft, gegenüber dem Personalleiter oder einer anderen dafür benannten Person bzw. Stelle oder gegenüber einem intern bestehenden Betriebsrat eine persönliche Beschwerde vorbringen oder auf Umstände hinweisen, die auf die Verletzung der
Business Conduct Guidelines schließen lassen. Die Angelegenheit wird gründlich untersucht. Soweit angemessen, werden entsprechende Maßnahmen ergriffen. Alle Unterlagen werden vertraulich aufbewahrt. Vergeltungshandlungen, gleich welcher Art, werden nicht toleriert. Mitarbeiter sollten die internen Möglichkeiten der Schlichtung ausschöpfen.
Die Revisionen von Siemens prüfen in regelmäßigen Abständen, ob das Compliance Programm in den Bereichen und Regionen weltweit ordnungsgemäß implementiert ist und ob Hinweise auf Verstöße vorliegen.
Mit Wirkung zum 1. Oktober 2007 sind sämtliche Revisionsfunktionen in der Hauptabteilung Corporate Finance Audit zusammengelegt und der Zentralabteilung Corporate Finance unterstellt worden. Corporate Finance Audit wird geleitet vom Chief Audit Officer, der dem Prüfungsausschuss und seinem Vorsitzenden unabhängig berichtet.
Das Management ist verpflichtet, in seinem jeweiligen Verantwortungsbereich fortlaufend geschäftsbegleitende Kontrollen durchzuführen. Dabei werden in Form von Stichproben bestimmte Projekte auf die Einhaltung des Kartell- und Antikorruptionsrechtes geprüft.